Lors d’une conférence au salonsCE de Paris le mercredi 19 septembre, un élu d’un comité social et économique (CSE) a posé cette question simple et pratique : « Avec une réunion tous les deux mois, que peut-on faire pour approuver le PV de réunion rapidement afin d’informer les salariés ? » Eléments de réponse et présentation de quelques dispositions prévues par accord sur le PV.

Le dialogue n’est pas toujours facile, dans le brouhaha d’un salon professionnel où les intervenants et le public doivent communiquer par micros et casques interposés. Mais les échanges entre les représentants du personnel et les formateurs, experts ou avocats venus délivrer une conférence gratuite sont parfois édifiants.  Ainsi le mercredi 19 septembre au salonsCE de Paris, un élu a-t-il posé cette question très pratique sur le fonctionnement de la nouvelle instance :

« Avec le CSE, nous passons à une réunion tous les 2 mois. Faut-il attendre 2 mois pour faire valider le PV et pouvoir le communiquer aux salariés ? C’est quand même bien long ! »

Les conférenciers du cabinet d’avocat Atlantes, qui fait partie du groupe Alpha-Secafi, à savoir l’avocate Kama Macalou et le juriste Aurélien Ladurée, ont répondu sur le plan juridique et pratique à cette question.

Le délai de 15 jours

Pour les entreprises de moins de 300 salariés en CSE, le rythme de réunion passe en effet à une réunion tous les deux mois, ont-ils d’abord observé. Avant de compléter aussitôt : « Mais attention, les PV doivent être rédigés et transmis par le secrétaire de l’instance dans les 15 jours suivants la réunion à l’employeur et aux membres du comité » (voir l’article R. 2315-25 du code du travail), sachant que ce délai est même ramené à seulement 3 jours lorsque le CSE est consulté sur un projet de licenciement économique. Précisons sur ce point que ce délai de 15 jours peut d’ailleurs être modifié par accord, soit par un accord passé entre l’employeur et les syndicats, soit, en l’absence de délégué syndical, par un accord passé entre l’employeur et le CSE (voir l’article L. 2315-34).

Des accords CSE innovent au sujet du PV

Pour autant, a souligné Kama Macalou, l’envoi du PV au président et aux membres n’équivaut pas à son approbation. Celle-ci n’intervient normalement sur le plan formel que lors de la prochaine réunion, au début de laquelle les élus votent pour approuver le procès-verbal.

Dès lors, que faire pour tenter d’accélérer la transmission aux salariés de l’information sur la dernière réunion du CSE ? « Dans certaines entreprises, direction et élus conviennent d’une approbation par mail du PV afin de permettre une diffusion rapide du document auprès des salariés », a remarqué Aurélien Ladurée.

                       Approbation du PV par voie électronique, rédaction d’un extrait en cours de réunion : quelques dispositions prévues par accord…
Certains accords sur le CSE prévoient une validation électronique du PV par les élus et le président :

 

  • L’accord des laboratoires Alcon dispose que le secrétaire de l’instance établit le PV et le transmet pour approbation aux autres membres de l’instance dans les 15 jours suivants la réunion. Après approbation « par tous moyens probants » (échange de mails, courriers, adoption en réunion plénière), le PV peut être diffusé par la voie électronique sur un espace dédié sur l’intranet de l’entreprise (► l’accord d’Alcon);

 

  • L’accord de l’entreprise La Boîte à outils indique que le PV peut être approuvé par messagerie électronique avant la réunion suivante du CSE, en accord entre la direction et les membres du CSE. La réunion suivante du CSE sert à confirmer formellement l’approbation électronique du PV (► l’accord de la Boite à outils);

 

  • L’accord Renault SW Labs dit qu’en cas de nécessité, une adoption anticipée du PV par voie électronique peut être organisée, l’accord donnant sinon 3 semaines au secrétaire pour établir le PV. Le texte donne aussi la possibilité d’envoyer aux salariés un lien renvoyant vers le PV (► l’accord Renault SW labs).

 

D’autres accords prévoient une mini-réunion d’approbation formelle du PV entre deux réunions plénières. D’autres encore envisagent qu’un extrait du PV soit rédigé et approuvé au cours de la séance de la réunion faisant l’objet du PV ! C’est le cas de l’accord Sogea Ile-de-France qui prévoit cette pratique, si l’employeur le demande, « lorsque l’importance ou la sensibilité d’un projet le justifie » (►l’accord Sogea Ile-de-France). Dans ce cas, l’extrait, dit l’accord, doit nécessairement faire apparaître l’avis rendu par les élus consultés.

Si l’objectif des élus est de transmettre rapidement aux salariés les informations et la teneur des débats en réunion du CSE, une autre solution pratique existe, que le juriste Aurélien Ladurée a rapppelé : « Vous pouvez réaliser très vite un « flash info » (ndlr : document synthétique donnant l’essentiel à retenir de la réunion du CSE) pour informer les salariés, en sachant que ce document n’a pas de valeur juridique et ne doit pas s’appeler PV ».

Source – Actuel CE

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